İş seyahatlerinde muhasebe süreci, işletmeler için karmaşık ve zaman alıcı bir görev olabilir.İş seyahatleri muhasebeleştirme sürecinde dikkat edilmesi gereken birçok faktör bulunmaktadır. Bu yazımızda, bu süreci daha verimli hale getirmek için bilmeniz gerekenleri derledik.
İş Seyahatlerinde Hangi Yasalar Geçerlidir?
İş seyahatleri, Gelir Vergisi Kanunu (GVK) ile düzenlenir. GVK’nın 40. maddesinde, gider olarak gösterilebilecek kalemler sıralanmıştır. Bu maddeye göre, seyahat ve konaklama giderleri, işle ilgili ve işin önem ve genişliği ile orantılı olduğunda gider olarak kabul edilir.
Harcırah Uygulaması
İş seyahatlerinde yapılan harcamalar genellikle harcırah şeklinde karşılanır. Harcırahlar, GVK’nın 24. maddesine göre düzenlenir. Bu maddeye göre, aynı aylık seviyesindeki devlet memurlarına verilen harcırahlardan fazla ödeme yapılırsa, fazla olan kısım gelir vergisine tabi tutulur.
Muhasebe Kaydı Yapılırken Bilinmesi Gerekenler
Yurt içi ve yurt dışı iş seyahatleri için vergi istisnalarından faydalanmak mümkündür. Ancak, seyahatin işle ilgili olması, firmanın büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına uygun olarak seyahat yapılması ve iş seyahati süresinin, seyahate konu işin süresini aşmaması gerekmektedir.
Muhasebeleştirme Süreci
İş seyahatine çıkan personelin yaptığı harcamaların faturalandırılması ve belgelendirilmesi durumunda, bu harcamalar gerçek tutarları üzerinden gider yazılabilir. Yurt içinde yapılan harcamalar KDV indirimine tabi tutulabilirken, yurt dışında yapılan harcamalar için KDV indirimi yapılamaz.
Çalışanların Harcamalarını Kaydetme Süreci
Çalışanlar, yaptıkları tüm harcamaları ve faturaları detaylı olarak kaydetmelidir. Eksik olan faturalar için iade veya istisna durumu söz konusu olamaz. Çalışanların seyahat giderlerini bildirmesi durumunda, seyahat bordrosu hazırlanabilir.
Kurumsal Seyahat Platformları ve Muhasebeleştirme
Kurumsal seyahat platformları, iş seyahatlerinin muhasebeleştirme sürecini kolaylaştırmaktadır.Kurumsal Seyahat Çözümü gibi platformlar, çalışanların ülkenin en iyi iş otellerinde konaklamalarını sağlar ve ayrıca fatura toplama ve masraf beyan yükünü de ortadan kaldırır.
Harcama Limitleri ve Bütçe Kontrolü
Kurumsal seyahat platformları üzerinden çalışanlar için harcama limitleri belirlenebilir ve bütçe kontrolü kolayca sağlanabilir. Bu sayede, harcamalar kolayca kontrol edilebilir ve iş seyahatlerinde tasarruf sağlanabilir.
Seyahat Giderleri ve Sıkça Sorulan Sorular
İş seyahatlerinde ortaya çıkan masraflar genellikle konaklama, uçak ve araçla seyahat giderleri gibi kalemlerden oluşur. Bu masraflar, belgelenmesi durumunda gider olarak gösterilebilir.
Konaklama Ücretleri ve Muhasebeleştirme
Çalışanların iş seyahatlerinde yaptıkları konaklama giderleri, belgelendirilmesi durumunda gider olarak gösterilebilir.
Yurt Dışı Seyahat Masrafları ve Muhasebeleştirme
Yurt dışı seyahat masrafları, belgelendirilmesi durumunda gider olarak gösterilebilir. Ancak, KDV olarak tahsil edilen tutarın gider gösterilmesi mümkün değildir.
Tatil Giderleri ve Muhasebeleştirme
Çalışanlara sağlanan tatil giderleri, gelir vergisi kesintisi yapılmak kaydıyla şirket kazancının tespitinde gider olarak gösterilebilir.
Kurumsal Seyahat Çözümü
Kurumsal Seyahat Çözümü, iş seyahatlerinin muhasebeleştirme sürecini kolaylaştıran bir platformdur. Bu platform, 24/7 otel rezervasyonu, haftada bir fatura, uygun fiyatlarla otel rezervasyonu ve çalışanlar için limit belirleme özelliği sunar. Bu sayede, iş seyahatlerinin muhasebeleştirme süreci daha verimli hale gelir.
